GDPR datalagstiftningen som ersätter PUL

FAQ

Här listar vi svar på de vanligaste frågorna kring dataskyddsförordningen GDPR och hur BKH förhåller sig till denna.

Vad är GDPR?

GDPR, (eller General Data Protection Regulation) är den nya dataskyddsförordningen som gäller inom EU. Från och med 25 maj 2018 ersätter den vår tidigare nationella datalagstiftning PUL.

Syftet med GDPR är att stärka skyddet för (levande) fysiska personer avseende behandling av deras personuppgifter.

Vad är en personuppgift?

GDPR definierar en personuppgift som ”Varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person.” Det betyder att en upplysning räknas som personuppgift om du kan använda den för att identifiera en fysisk person (ej juridisk person), antingen separat, eller tillsammans med någon annan uppgift som du eller någon annan har om personen.

Exempel på personuppgifter är t.ex. personnummer, namn (om det är unikt nog för att identifiera en person), en adress, en bild.

Vem är personuppgiftsansvarig?

Personuppgiftsansvarig är styrelsen för BKH

I den mån BKH behandlar personuppgifter i medlemsregister eller från andra källor, måste BKH se till att uppfylla kraven för databehandling under GDPR.

Hur påverkar GDPR BKH som förening?

Den största påverkan jämfört med nuvarande lagstiftning är att vi som förening måste definiera tydligare hur och varför vi hanterar personuppgifter. Det här gäller både medlemmar och icke medlemmar. Vi får inte hantera (samla in, lagra, eller publicera) uppgifter som inte behövs för verksamheten,

Hur behandlas personuppgifter i BKH?

För att behandla personuppgifter krävs en rättslig grund för detta. I GDPR finns fyra alternativ för rättslig grund till hantering av personuppgifter. I viss mån kan detta variera beroende på vilken typ av behandling det rör sig om. I det dagliga arbetet hanteras BKH´s databehandling enligt ”avtal” eller ”berättigat intresse” som rättslig grund. Betalning av medlemsavgiften räknas som en handling för att bekräfta medlemskapet som avtal.

Personuppgifter i BKH behandlas huvudsakligen i medlems- och anmälningsregister, för att kunna fullgöra det avtal som medlemskapet utgör. Det är viktigt att komma ihåg att endast sådana uppgifter som behövs för att fullgöra avtalet får behandlas.

Vilken skillnad är det mot tidigare PUL?

När det gäller ”Samtycke” som rättslig grund för databehandling, ställer GDPR högre krav på hur det är utformat.

Under PUL fanns det ett undantag för uppgifter i så kallade ostrukturerad form. Exempelvis personuppgifter i löptext, bilder osv. Detta undantag, som kallades för ”missbruksregeln” har tagits bort och även material i ostrukturerad form omfattas av GDPR.

Datainspektionen (som kommer att byta namn till Integritetsskyddsmyndigheten) kan utdöma sanktioner i form av högre viten än tidigare under PUL.

Kommer medlemsmatrikeln vara GDPR-säkert?

BKH har en rättslig grund för att lagra personuppgifterna. Detta finns med som informationstext i matrikeln.

Det är viktigt att inte använda matrikeln ”kreativt” — vi har bara tillåtelse att registrera den typ av information som är definierad i profilen (Båtplats, telefonnummer, epost, gatuadress, etc).

Kan jag som är styrelsemedlem ha en utskriven medlemslista i min pärm?

Ja, men det är då ditt ansvar att se till att listan hanteras på rätt sätt.  En utskriven lista omfattas av GDPR. Listan ska då endast innehålla uppgifter som är nödvändiga för att genomföra verksamheten och inte mer. Tänk på att ni har en skyldighet att inte hantera mer uppgifter än vad som är nödvändigt.

Du får inte ge någon annan tillgång till listan och du måste hålla koll på den så att ingen obehörig får tillgång till listan. När du inte längre har behov av medlemslistan måste du se till att den tas om hand på lämpligt sätt, för att den inte ska kunna hamna i orätta händer.

Hur ska BKH göra med anmälningar till föreläsningar och andra arrangemang?

Målet är att BKH ska ha en bra funktionalitet för att stödja administrationen kring olika arrangemang på ett bra sätt som uppfyller kraven kring GDPR. I den utveckling för anmälningar till arrangemang hos BKH, kommer det att finnas stöd för automatisk radering ske en bestämd tid efter avslutat arrangemang.

Fram tills den här funktionaliteten finns på plats hos BKH, rekommenderar vi att ni inhämtar samtycke från deltagarna i samband med att de anmäler sig till våra arrangemang. Skapa rutiner för hur vi hanterar personuppgifterna, samt hur dessa raderas efter avslutat arrangemang.

Om en styrelsemedlem får ett mail av en båtägare, som meddelar sina personuppgifter, omfattas det då av GDPR och hur ska det hanteras?

Ja. Alla personuppgifter omfattas av GDPR och behöver hanteras därefter. I och med GDPR omfattas även personuppgifter i e-post, vilket ingår i vad som brukar kallas ”ostrukturerad data”. Detta innebär i praktiken att då båtägarens uppgifter skrivits in i t.ex. matrikeln, finns det inte längre någon anledning att spara e-postmeddelandet, utan det raderas från vår mailbox

BKH har en webbsida där föreningens styrelse och bevakningsansvariga/bryggombud samt övriga kontaktpersoner finns med. Hur ska det hanteras?

Våra aktiva i hamnföreningen samtycker om de uppgifter som ska publiceras. Det är viktigt att tänka på att ett sådant samtycke när som helst kan återkallas (personen kan ångra sig och hens uppgifter ska då avpubliceras, en person får vara aktiv i hamnföreningen även utan att publiceras på BKH´s hemsida).

I BKH´s bokföringssystem finns det namn och kontonummer till aktiva i BKH, eftersom de skickar in sina utläggsredovisningar. Omfattas det av GDPR?

Ja, dessa omfattas av GDPR. Däremot är det så att svensk lagstiftning går före GDPR i de fall de är motstridiga. I det här fallet gäller bokföringslagen, som kräver att vi sparar finansiell information i sju år. Detta innebär också att en medlem inte kan hävda ”rätten att bli totalt radetad ur alla register BKH har” under den tiden.

Vår förening använder ett system eget medlemssystem. Vad gäller här?

BKH använder ett medlemssystem och ansvarar för att GDPR följs. Det innebär t.ex. att BKH måste se till att det finns en rättslig grund för behandlingen av personuppgifter i det systemet och att vi har rutiner för rensning av inaktuella uppgifter.

Ska BKH göra något särskilt inför GDPR?

  1. BKH genomför en nulägesanalys, hur ser våra processer ut, vilka personuppgifter behandlar vi, i vilka system och register behandlar vi dessa personuppgifter och på vilken laglig grund.
  2. BKH genomför en riskbedömning, vilken behandling av personuppgifter har störst risk att leda till skador eller kränkningar för individen.
  3. BKH har en tydlig kravbild för hur vi får behandla personuppgifter genom t ex integritetspolicy, instruktioner och rutinbeskrivningar.
  4. BKH har informerat kring GDPR och aktiva inom föreningen ska ha kännedom om hur föreningen hanterar känslig information. Styrelsen har särskild kännedom och ansvarar för att registren uppfyller kraven för GDPR.
  5. BKH kommer att ta fram exempel på samtyckestexter för t.ex. anmälan till föreläsningar och arrangemang.

Ordförandemöte med Grefab

Den 24/4 var hamnföreningarna inbjudna till Grefabs ordförandemöte. Vi informerades om vad man i år ska fokusera på och här kommer en kortare sammanställning:

  • Sandfång i dagbrunnar. Alla brunnar i Grefabs anläggningar ska ha sandfång efter påpekande av länsstyrelsen och detta kommer i år att prioriteras.
  • El.. Denna återkommande fråga som är en akilleshäl i våra anläggningar. Allt kommer inte att kunna åtgärdas på en gång eller ens i en hamn, man kommer att göra en energiöversyn och börja byta ut lampor mot mer energieffektiva varianter, samtidigt ser man över elstolparna och gör anläggningarna säkrare.
  • Ny hemsida hos Grefab med en liknande layout som Göteborgs stad har idag. Det vi fick se är självklara länkar men man kommer att kunna påverka sin egna information via inloggning med bank ID. Alla rekommenderas att kontrollera sina uppgifter.
  • Båtmärkning. Grefab kommer att skicka ut märken som ska göra det lättare att kontrollera att det är rätt båt som hanteras av Grefab och man ska få märken att sätta fram, bak och på ev mast ytterligare märken kan begäras utfrån Grefab vid behov.
  • Kvarliggande master kommer att märkas upp i sommar för åtgärd till hösten.
  • Grefab har fått LOVA bidrag för att identifiera TBT i bottenfärger. Detta är ett första steg i att se hur stort behovet är för att göra åtgärder i hamnarna kring dessa bottenfärger länsstyrelsen har ett pågående projekt som ska presentera ett lagförslag år 2020 som vi skrev om i RB2 2017 härVill man göra en analys så kommer man att kunna fråga om deta framöver vid sjösättning/upptagning.

Från vårt håll lyfte vi:

  • Bristen på information om omplanering av bryggorna som även hamnpersonalen blev lite överraskade av.
  • Problematiken med bokningssystemet och kommunikationen med kontaktcenter
  • Asfaltering generellt men i norra delen synnerligen
  • Frågetecken att spola träbryggor sommartid.
  • Halkskyltarna!!!
  • Måla fler ytor så vi får struktur i hamnarna allt från område för skottkärror till ytorna kring miljöstationerna och mastskjulen.
  • Vattenslangarna (som läcker, är för korta och äldre än vissa båtar i hamnen) Göran meddelade att ny slang är inhandlad för säsongen.

Vi är försiktigt positiva till Grefabs attityd till kommunikation och samarbetedet här kan bli bra.

Mvh Anders Torwald ordf BKH

Hej Öl – intresserade!

Vi är tre killar i FSMK som gillar Öl, därför skulle vi vilja arrangera en träff där öl och dess tillverkningsprocess diskuteras.
Vår kontakt Göran kommer att ta med oss under ca 2 timmar på en underhållande resa i ölbryggnings tecken.
Göran kommer att berätta hur han och hans bror har gjort och hur långt man faktiskt
kan komma med väldigt små medel och med litet jävlaranamma och ”hur svårt kan det va” inställning.
De är litet av nördar och otroligt pålästa och vid det här laget erfarna glada amatörer med mycket högt ställda krav på själva slutprodukten som väl kan möta sig med producenter som Poppels eller andra kända lokala bryggeriers öl.
Bröderna har utvecklat en del egna verktyg tack vare sin kunskap att svetsa i rostfritt.
Men mer om detta på träffen.
Nu till lite hårda fakta:
Plats: FSMK Klubblokal
Datum: Torsdag 17 Maj
Tid: kl 18.00
Kostnad: 100kr per deltagare. Betalning på plats, kontant eller Swish
För att vi skall kunna ha denna träff så krävs minimum 20 deltagare dock max 50, så först
till kvarn
Föranmäl ert deltagande senast den 7 Maj, till någon av oss.

På förekommen anledning och för allas trevnad.

Inför påmastningen

Varje år är det för många i BjK dags att masta på båten. Vi i hamnföreningen vill påminna om att det stundtals är många som vill göra detta samtidigt och vi måste göra vissa förberedelser innan vi beger oss till mastkranen. Årets långa vinter gör detta extra tydligt.

Följande punkter bör utföras innan båten flyttas till mastkranen
  • Förbered masten och diskutera innan vem som gör vad.
  • Tag fram alla de verktyg du kommer att behöva under riggningsarbetet.
  •  Kontrollera att alla vantskruvar är rengjorda och smorda med vantskruvsolja.
  •  Öppna vantskruvarna maximalt genom att vrida mellandelen medsols. Ordna så att riggbulten i vantskruven snabbt kan demonteras.
  • Montera akterstagssträckare.
För en utförlig instruktion för hur man sträcker riggen efter påmastning så har seldén en användbar instruktion här

Att ta en fika mitt i påmastningen eller lasta i dynor och annat, skapar irritation och bör göras vid annan lämplig plats. Grunden till en bra påmastning är kommunikation och förberedelse. Ser man att någon har problem så fråga om vederbörande behöver ett hjälpande handtag. Självklart städar vi efter oss för allas trevnad och miljöns
Mvh Styrelsen BKH

Loppmarknad hos FSMK

När: lör, den 14 april, 10:00 – 14:00

passa på att hitta de där sakerna som saknas eller ta möjligheten att göra mer plats för nya??

Beskrivning: Traditionell loppis där det finns möjlighet att hyra bord för att sälja prylar. Det finns kaffe med dopp för den så önskar till rimlig kostnad.

Grefabs nya bokningssystem

Hej,

Vi har fått till oss av en rad medlemmar att det varit strul med det nya bokningssystemet inför sjösättningarna och även supporten när man talar med dem vid byte av tid.

vänligen kontakta oss om ni har problem så kan vi som förening lyfta frågan till Grefab om detta som en samlad insats och påverka hur det nya bokningssystemet utvecklas

bjorlandakilehamnforening@gmail.com

vi har upplevt att det förra bokningssystemet fungerade någorlunda väl och det är synd om vi nu ska backa i kvalitet trots att motsatsen var önskvärd.

 

 

Mvh BKH

17/3 passa på att kontrollera era uppblåsbara flytvästar inför säsongen 2018

Björlanda Kile hamnförening bjuder in Medlemmar till en dag om:
Hur man kontrollerar sina uppblåsbara flytvästar för att öka säkerheten.

Beskrivning av dagen:
Många använder uppblåsbara flytvästar. De måste kontrolleras och servas regelbundet. Det har visat sig att kolsyrepatronen kan lossna! Därför har Baltic tagit fram en säkringssats som visar hur man monterar dessa korrekt.
Ove Thorin´s team går igenom hur man kontrollerar sina flytvästar själv och monterar säkringen under handledning. Vi erbjuder grenband för komplettering samt kolsyrepatroner och automatbobiner för ersättning, till bra priser.
Tag med familjens alla uppblåsbara västar. Först till kvarn gäller.

BKH kan dessutom i samarbete med SeaSea erbjuda 25% på ordinarie sortiment under hela dagen, mot uppvisande av medlemskort (2017 eller 2018)

Varmt välkomna

Seminarieledare: Ove Thorin

Plats: BKSS lokal och Sea Sea i Björlanda

Tid: 11:00 – 15:00

Datum: Lördagen den 17/3 – 2018